أسس إدارة العقود والمشتريات بالسعودية

أسس إدارة العقود والمشتريات

أسس إدارة العقود والمشتريات، تعد إدارة العقود والمشتريات من أهم أجزاء الهيكل التنظيمي للشركات في المملكة العربية السعودية، سواء كانت هذه الشركات تابعة إلى القطاع العام أو الخاص، ومهما كان نوعها أو مجالها. 

وتتمثل أهمية إدارة العقود في أي شركة في القيام بمتابعة كل ما يتعلق بالعقود الخاصة بالشركة، سواء التي يتم إبرامها مع الموظفين أو مع الشركات والكيانات الأخرى، كما تتمثل أهمية إدارة المشتريات في متابعة عمليات الشراء المباشر والمنافسة العامة وما يتعلق بها من إجراءات. 

ونظرًا إلى ضرورة التعرف على أسس إدارة العقود والمشتريات في أي شركة في المملكة، فقد قررنا في هذا المقال توضيح كل ما يتعلق بإدارة العقود وإدارة المشتريات في الشركات، مع توضيح مهام واختصاصات كل إدارة منهما. 

أسس إدارة العقود والمشتريات| إدارة العقود في الشركات

تعد إدارة العقود من أهم الإدارات التي توجد في أي شركة أو مؤسسة؛ كونها تعمل على متابعة كافة إجراءات العقود التي تقوم الشركة بإبرامها مع أي طرف آخر، سواء كان موظف أو شركة، وهذا يرجع إلى أهمية وجود متابعة دقيقة وصحيحة لكافة العقود التي تتم بين الشركة والأطراف الأخرى؛ حفاظًا على مصالح الشركة. 

كما أنه عادة ما تحتاج عملية إدارة العقد إلى تحديد طرفي العقد وطبيعته وهدفه، وأيضًا تحديد مهام كل طرف من الأطراف بشكل دقيق؛ لتجنب حدوث أي نزاعات أو خلافات مستقبلًا أو بعد إبرام العقد. 

ويعد من أهم أهداف وجود إدارة العقود في الشركات هو ضمان استمرار الشركة في الربح من وراء العقود؛ لأنه في حالة إبرام أي عقد خاطئ فقد يكلف هذا الأمر الشركة خسائر مالية كبيرة؛ ولذلك لا بد من وجود هذه الإدارة حتى يتم التأكد من العقود قبل الموافقة عليها، والتأكد من أنها تخدم أهداف الشركة وتحقق لها الأرباح. 

ولا يتوقف دور إدارة العقود عند توقيع العقد فقط، بل يمتد دورها إلى متابعة العقد طوال مدته، وأيضًا بعد انتهاء المدة المحددة له، هذا بجانب أن النظام الخاص بإدارة العقود يعمل على توضيح ما تم التوقيع عليه لأطراف العقد، وتوضيح واجبات وحقوق كل طرف من الأطراف. 

قد يهمك أيضًا قراءة: التنظيم القانوني للعمل عن بعد في السعودية

أسس إدارة العقود والمشتريات| مهام إدار العقود

هناك بعض المهام التي تختص بها إدارة العقود بعيدًا عن إدارة المشتريات، وتتمثل مهام هذه الإدارة الهامة في النقاط التالية: 

أسس إدارة العقود والمشتريات

  • مراجعة كافة العقود الرئيسية مع إدارة المؤسسة، وهذا قبل إرسالها للتوقيع من قبل الأشخاص المعنيين بالتوقيع. 
  • إعداد الاتفاقيات الخاصة بالتعاقدات والعقود، مثل “اتفاقيات التسعير”. 
  • الحد من المخاطر التعاقدية التي من الممكن أن تتعرض لها الشركة، مع الحد أيضًا من المخاطر التجارية. 
  • التأكد من أن كافة بنود العقود تكون لصالح الشركة، مع العمل على إعداد تحليل لأسعار طلبات الشراء وأيضًا المناقصات. 
  • إعداد المناقصات المحدودة والعامة، مع العمل على طرحها للمنافسة. 
  • عقب الحصول على الارتباطات المالية، يتم العمل على إعداد العقود وإصدار اعتمادات الشراء. 
  • العمل على الحفظ المركزي لكافة عقود الشركة التي يتم توقيعها أو تنفيذها. 
  • مراجعة الجداول الزمنية الخاصة بوثائق التعاقد؛ لضمان دقتها. 
  • إعداد عملية توقيع العقود، مع العمل على ضمان توقيع كافة الأشخاص المعنيين. 

أسس إدارة العقود والمشتريات| إدارة المشتريات في الشركات

عند التعرف على أسس إدارة العقود والمشتريات في الشركات، لا بد من التعرف على إدارة المشتريات بشكل دقيق، وتعد هذه الإدارة من أهم الإدارات التي تتواجد في أي شركة أو مؤسسة، وتتمثل وظيفتها في متابعة كافة أنشطة الشراء من الموردين، مع الإشراف على جميع عمليات الشراء المباشر وعمليات المنافسة العامة.

كما تعد إدارة المشتريات الوسيلة التي يتم من خلالها توفير كافة احتياجات الشركة مهما كان نوعها، كما أنها وسيلة التواصل ما بين المؤسسة والموردين، بالإضافة إلى دورها الكبير في الإعلان عن المناقصات واستحواذ الشركة عليها، كما يمكن القول أنها الإدارة التي تعمل على توفير كافة مستلزمات الشركة عبر مورد خارجي. 

ويعد أيضًا من أهم أهداف وجود إدارة المشتريات هو العمل على ضبط كافة المشتريات التي تحتاج إليها الشركة، مع تجنب عملية الشراء غير المنظمة، والتي تؤدي إلى إنفاق الكثير من التكاليف غير اللازمة. 

قد يهمك أيضًا قراءة: أهم المعلومات حول قانون العمل السعودي

أسس إدارة العقود والمشتريات| مهام إدارة المشتريات في الشركات

تتعدد المهام التي تقوم بها إدارة المشتريات في أي شركة أو مؤسسة، حتى أنها في بعض الأوقات تمتد إلى معظم أقسام الشركة، ويعد من أهم المهام التي تقوم بها إدارة المشتريات في الشركات ما يأتي: 

  • التفاوض مع الموردين: يعد من أهم مهام إدارة المشتريات في الشركة هو التفاوض مع الموردين، مع العمل على اختيار أفضل مورد؛ للحصول على أفضل أسعار تتناسب مع الشركة. 
  • إدارة المخازن: في بعض الأوقات قد تقوم إدارة المشتريات بإدارة المخازن، وعادة ما يتم القيام بهذا الأمر من أجل تحقيق قدر أكبر من المهام والإنجازات، مع الحد من الإجراءات الروتينية التي يتم اتباعها في بعض الأوقات. 
  • إدارة موازنة الشراء: من أهم مهام إدارة المشتريات في أي شركة أو مؤسسة هو إدارة الموازنة الخاصة بالشراء، حيث يعمل بعض موظفي إدارة المشتريات على الموازنة ما بين المبلغ الذي تم صرفه من إدارة الشركة المالية واحتياجات جميع الأقسام الموجودة في الشركة. 
  • إتمام عمليات الشراء: يعد من أبرز مهام إدارة المشتريات متابعة كافة عمليات الشراء التي تم إبرامها مع الموردين. 
  • إدارة التكاليف للشركة: تقوم إدارة المشتريات بإدارة تكاليف الشراء للمستلزمات التي تتعلق بعمل الشركة، مع العمل أيضًا على الحد من تكاليف الشراء. 
  • إدارة العقود: في بعض الأوقات قد يتم الدمج ما بين قسم العقود وقسم المشتريات، وعادة ما يتم هذا الأمر في حالة رغبة الشركة في تسريع عمليات توريد المواد وتوصيلها إلى إدارة المخازن، كما أنه في حالة الدمج أيضًا يتم إتمام كافة الإجراءات اللازمة للشراء دون الرجوع إلى أي إدارة بمفردها.  
  • معالجة أوامر الشراء: يعد من أبرز مهام إدارة المشتريات في الشركات أو المؤسسات إدارة الأوامر الخاصة بالشراء والتي تحتاج إليها الشركة، وتتمثل أوامر الشراء هذه في المستندات الورقية أو الإلكترونية التي يتم إرسالها إلى الموردين؛ للحصول على المواد الخام أو الخدمات. 

أسس إدارة العقود والمشتريات

ما هي مهام إدارة العقود وإدارة المشتريات معًا؟ 

على الرغم من أن لكل من إدارة العقود وإدارة المشتريات مهام خاصة بكل إدارة منهما، إلا أن هناك بعض المهام التي يتفقا فيها سويًا، ويعد من أهم هذه المهام ما يأتي:

1- متابعة عمليات وحدة المشتريات. 

2- تجهيز التقارير اللازمة لإدارة شؤون الشركة المالية حول سير عمل الإدارة، والمشكلات التي تواجهها. 

3- متابعة عمليات إدارة العقود وإدارتها، مع الإشراف أيضًا على عمليات تجهيز الوثائق الخاصة بالعقود. 

4- توثيق واستلام وتسليم وحفظ كافة مهام إدارة العقود والمشتريات. 

وفي ختام هذا المقال، نكون قد أوضحنا أسس إدارة العقود والمشتريات في الشركات والمؤسسات داخل المملكة العربية السعودية، والتي يجب التعرف عليها بشكل جيد؛ لمعرفة مهام كل إدارة منهما واختصاصاتها. 

وفي حالة وجود أي استشارات قانونية بشأن هذا الأمر؛ فيمكنكم طلب استشارة من خلال الموقع (طلب استشارة قانونية) أو التواصل معنا بكل سهولة على الواتساب من هنا.

روابط قد تهمك:

شارك هذه المدونة

تواصل معنا على الواتساب